タスク管理サービスTodoist 無料会員のすすめ

世の中には大量のタスク管理サービスがあふれていますが、みなさん、タスク管理サービスを使ってますか?少なくとも私にとっては15年以上生活の一部になるまで使い続けており、これがない生活はもはや考えられません。

目次

タスク管理サービスは現代人に必須

現代の社会人は、日々のルーチンワーク、家族からの頼みごと、上司からの依頼、友達との約束、趣味の買い物など、すべきことやしたいことを日々大量に抱えています。それらを忘れないようにし、必要なタイミングで思い出し、適切に実行することは、それだけで多大なエネルギーを消費します。もし上司や家族からの頼み事を忘れてしまうと、場合によっては大きな精神的ダメージを被ります。

タスク管理サービスを導入し、すべきこと(タスク)の管理をまかせることで、必要なときにシステムがすべきことを通知してくれるようになります。こうすることで、タスクを忘れないことではなく、タスクを適切に実行することにエネルギーをすべて振り向けることができます。さらに、すべきことを漏れなくタスク管理システムに登録することで、何かすべきことを忘れてるんじゃないか?という不安からも解放されます。

タスク管理サービスに必要な条件

私がタスク管理サービスに求める条件は、次のようなものです。必須の条件と、あると望ましい条件に分けて紹介します。これはあくまで私が求める条件ですが、ある程度以上ヘビーにタスク管理をしたい人の場合は重なる部分が多いと思います。

必須の条件

無料で使える

私はケチなので、言わずもがなです・・。どうしても見つからなければ月額100円ぐらいまでなら出しても構わないんですが、私が不要な(他者がお金を出しても必要としている)機能に対して課金をすることで、うまく運営しているようなサービスを見つけることを目指しました。

繰り返しタスクの期限を柔軟に設定できる

私がよく使う繰り返し条件は次のようなものですが、これら全てに対応できるタスク管理サービスは非常にまれです。

  • Nヶ月ごとのN日
    • 必要な人物との連絡や特定の情報のアップデートなど、毎月ではないが定期的にチェックしたいこと等
  • 毎月のN日
    • 家計や稼働管理の月締め等
  • 毎年のN月N日
    • 損益通算やふるさと納税など、年単位で期限があるもの
  • 毎月の最終日
    • 毎月末が期限のタスク
    • 日指定の繰り返し設定だと31日まである月の期限が正しく設定できない
  • 毎週X曜日のN時など
    • 仕事上の報告やゴミ出し等、指定時間までに終わらせる必要があるもの

繰り返しタスクの期限を柔軟に設定できることは本当の本当に重要で、これがうまくできないサービスではタスク管理を任せきることができません。こうなると、一部のタスクを人が覚えておかないといけなくなり、タスクの管理に関する脳の負担をなくすという本来の目的を達成できなくなってしまいます。実際、負担が0なのと1なのとでは天と地ほど大きな違いがあります。

シンプルなタスク管理サービスだと「毎週X曜日」程度しか設定できないものがほとんどですが、こうした機能の必要性についてはもっと真剣に考えてほしいです。

フォルダでタスクを分類できる

思いついたタスクをすべて登録していくと、場合によっては軽く100を超えてしまうので、何かしらの形で分類して管理する必要があります。理想的なのは、無制限にフォルダを作ることができ、フォルダ同士を入れ子にすることができ、かつ不要なフォルダはアーカイブ(終わったものとして不可視化できる)できる仕組みです。

タスクの間で依存関係を設定できる

タスク同士には依存関係がある(タスクBはタスクAが終わらないとはじめられない等)ことも多いので、サービス側でこうした関係を管理できるとタスク実行順を決めるのに迷う必要がなくなります。依存そのものを設定できない場合でも、タスク同士を親子関係にできれば似たようなことができます。

タスクに対してテキストメモをつけることができる

タスク名だけですべき内容が明確になるほど作業をブレイクダウンできれば良いですが、タスクの中には具体的に何をすればいいのか明確でないものもあります。そのような場合、まずはざっくりした内容でタスクを登録し、タスク内容について思いついたことを順次メモできることが重要です。これができないと、タスクの中間的な処理状態をうまく管理できなかったり、内容が曖昧なタスクを登録できなくなったりします。また、通知されてもどう実行すればいいかわからず、改めて適切な実行内容を考えなければならなくなります。有料プランも導入されているサービスでは、課金しないとこの機能は使えないことがほとんどです。

タスクの期限が近づくと何かしらの方法で通知してくれる

いわゆるリマインダ機能です。タスクの数が増え、フォルダ等によりさまざまな場所に散らばっていくと、リマインダ機能がない限りタスクの期限切れに気づくことはかなり難しくなります

Web、iOSに対応している

タスク管理サービスはどこからでも使えるようになっている必要があります。私の場合、iPhone/iPadとWebが使えればほぼすべての場所で対応できるので、この2デバイスが優先です。

シンプルで、毎日使っても飽きないデザインである

タスク管理サービスは毎日毎日使うものなので、デザインが自分の感性にあっていることが想像以上に重要です。使っていて気持ち良いものでなければ、日々ストレスがたまっていき、使うのも嫌になってしまいます。たとえばToodledoは、私にとって日々使うにはつらすぎるデザインでした。

あると望ましい条件

タグを使ってタスクを分類できる

長い間使ってきた経験上、タグはタスクを分類する仕組みとしてあればなお良いものではありますが、必須ではないと感じています。理由のうちの1つは、タスクの分類自体に寿命があることが多いからで、典型的なのは期限付きの仕事であるプロジェクトです。

プロジェクトが立ち上がると、そのプロジェクトに関するタスクが大量に発生しますが、プロジェクトが終わると関連するタスクはすべて不要になり、今後新たに発生することもなくなります。この場合、プロジェクトに対応する分類(典型的にはフォルダ、リストなど)は、プロジェクトの終了とともにアーカイブ化して見えなくなり、必要な場合だけ参照できるようになっている方が使いやすいです。タグの場合はその性質上、アーカイブすることはありません。

また、タグは補助的な整理の用途では優れていますが、タグのみで効率よく情報を整理・参照することは経験上難しいです。

ロケーションでタスクを分類できる

これもタグとほぼ同様の理由で、優先度ではフォルダ/プロジェクトに劣ります。

指定した人とタスクを共有できる

できればこの機能で家族とタスクを共有できると良いのですが、そもそも家族がタスク管理サービスをあまり好きではないので、私としては優先順位がやや低いです。

Android、Mac、Windowsに対応している

将来的にはAndroidやその他のデバイスを使う可能性も高いので、これらのデバイスに対応しているに越したことはないです。が、現時点ではやや優先順位が下がります。

無料ですべてを満たすサービスは存在しない

私は、10年以上前からタスク管理サービスとしてRemember the milkを使ってきていました。しかし、無料アカウントではiOS上でまともに動作しない(1日に1回のみサーバ上データと同期できるが、最新情報を取得すると更新できないため事実上閲覧専用)状況で、iOSデバイスへの依存度合いが次第に高まってきたため、移行先を色々と探していました。

Toodledo、Wunderlist、Google Task等色々試しまくったんですが、シンプルなサービスはタスクの階層化ができなかったり繰り返しタスクの柔軟性が不足していることが多く、機能が豊富なものはデザインが煩雑で、たまに良さそうなものがあっても有料会員しかタスクにコメントがつけられなかったりと、なかなか条件を満たすものが見つかりませんでした。そんな紆余曲折を経てたどり着いた、ほぼすべての条件を満たすサービスがTodoistでした。

Todoistの良いところ

Todoistの良いところを紹介していきます。ちなみに、私は英語設定で使っているので画面がすべて英語になっていますが、設定で日本語を選べばきちんとすべて日本語になります。

繰り返しタスクの設定がめちゃくちゃ柔軟

条件で書いたような繰り返し設定はすべて可能です。例えば、「every last day of month」と書けば毎月末が期限の繰り返しタスクができます。「3ヶ月ごとの10日」の場合は「every 3 month starting jan 10」でOKです。少し書き方に慣れが必要ですが、ヘルプに豊富な例があるので、参考にすればたいていの期限は設定できます。日本語入力もできますが、ここだけは正直なところ英語入力の方がやりやすいと思っています。

プロジェクト(フォルダ)を無制限に作り、入れ子にし、アーカイブできる

プロジェクト(という名のフォルダ)を作り、タスクをそこに入れられます。プロジェクトにはさらに子プロジェクトを作ることもできます。プロジェクトには好きな色をつけられます。また、不要になったプロジェクトはアーカイブ化して普段の画面上には表示されないようにもできます。

無料でもタスクにテキストメモをつけられる

Todoistだと、通常では無料会員がタスクにテキストメモをつけることはできません。しかし、後述するタスク共有機能で誰かとプロジェクトを共有すれば、そのプロジェクトに含まれるタスクにはすべてテキストメモをつけられるようになります。適当に共有用のアカウントを作れば、一人で使っていてもテキストメモをつけられるということです。

タスク名の右側についている吹き出しマークをクリックすると、テキストメモが表示されます。数字がついているのはメモの数で、メモ自体もタスクに対して複数設定できます。

タスク同士で親子関係を設定できる

あるタスクを他のタスクの子供に設定することができます。この機能を使えば、特定のタスクを完了させるために必要なサブタスクを管理することができます。ドラッグ&ドロップで親子関係を設定できるため、適当にタスクを登録した後でじっくり整理するのも簡単にできます。

シンプルで飽きのこないデザイン

これは好みもあると思いますが、フラットなデザインで飽きがきません。テーマカラーも赤・黒・ニュートラル・オレンジかから選べます。スクリーンショットはニュートラルです。

ほぼすべてのデバイスに対応

iPhone、iPad、Android、Androidタブレット、Windows、Mac、各種ブラウザ、Android WearやApple watchにも対応しています。困ることはなさそうですね。iOSアプリはそこそこ使いやすく、ウィジェットにも対応しています。

対応プラットフォーム

タスクを他アカウントと共有できる

プロジェクト単位で他のアカウントと共有でき、タスクを各メンバに割り当てることもできます。私は今のところ共有機能としてはあまり使っていませんが、コメントをつけるためだけに全プロジェクトを共有にしています。

カルマシステム(タスクをこなすとポイントがたまり、ランクが上がる仕組み)

Todoistの特徴の一つとしてよく挙げられるランクアップ機能で、日々タスクを完了させることでカルマと呼ばれるポイントが貯まり、一定ポイントを超えるたびに新たな称号を獲得できます。かなりシンプルな機能であり、称号の数もそう多くないですが、ちょっとした励みにするには良い機能です。

私は現在、Master(達人)レベルですね。Grand Masterはまだ遠いです。

Todoistのイマイチなところ

リマインダ機能は有料会員のみ

タスク期限を通知してくれるリマインダ機能は有料会員のみです。とはいえ、期限日が7日以内のものを時系列で一覧表示してくれる画面があるため、基本的にこの画面からタスクをこなしていくようにすれば、擬似的なリマインダ機能として働いてくれます。タスク管理サービスのリマインダはとかく過剰になりがちなので、私はこれぐらいの軽い通知機能の方がむしろ気に入っています。

タグ/スマートフォルダ/過去タスクの検索は有料会員のみ

タグ機能や、特定の条件に該当するタスクを表示するスマートフォルダ機能、完了済みタスクの検索機能は有料会員のみです。

まとめ

  • タスク管理サービスはすべきことに集中するために必須のサービス
  • タスク管理に重要なのは、柔軟な繰り返しや期限の設定、フォルダによる分類、タスク同士の依存関係、テキストメモ、幅広いプラットフォーム対応、飽きのこないデザイン
  • Todoistは無料でほぼすべてを備えた稀有なサービス(リマインダは若干弱い)
  • 使い込むことによって称号が得られるカルマ機能もおもしろい
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